นโยบายความเป็นส่วนตัว

HorSmart เป็นระบบจัดการหอพักออนไลน์ นโยบายนี้อธิบายว่าเราเก็บข้อมูลอะไร เก็บไปทำอะไร ส่งต่อให้ใครบ้าง เก็บไว้นานเท่าไหร่ และคุณมีสิทธิอะไรบ้างตาม พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA)

1. ข้อมูลที่เราเก็บ

1.1 ข้อมูลของเจ้าของหอพักและผู้ใช้งานระบบ

• ชื่อ อีเมล เบอร์โทรศัพท์ และชื่อหอพัก
• รหัสผ่าน — เก็บในรูปแบบที่เข้ารหัสทางเดียว (hash) เราไม่เห็นรหัสผ่านจริงของคุณ
• ข้อมูลบัญชี Google หรือ Facebook เฉพาะชื่อและอีเมล หากคุณเลือกเข้าสู่ระบบด้วยช่องทางนั้น
• หลักฐานการชำระค่าบริการ เช่น สลิปโอนเงิน และประวัติการต่ออายุแพ็กเกจ
• ประวัติการใช้งานภายในระบบของผู้ใช้แต่ละคน เพื่อให้เจ้าของหอตรวจสอบการทำงานของทีมได้

1.2 ข้อมูลผู้เช่า (เจ้าของหอพักเป็นผู้บันทึกเข้าระบบ)

• ชื่อ-นามสกุล เบอร์โทรศัพท์ อีเมล ที่อยู่ วันเกิด และผู้ติดต่อกรณีฉุกเฉิน
• เลขบัตรประจำตัวประชาชนและภาพถ่ายบัตร สำหรับทำสัญญาเช่าตามที่กฎหมายกำหนด
• สัญญาเช่า ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และเอกสารที่ออกให้ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ
• ข้อมูลการเข้าพัก ห้อง ค่าเช่า เงินประกัน และประวัติการย้ายห้อง/ย้ายออก
• เลขมิเตอร์น้ำ-ไฟและภาพถ่ายมิเตอร์ ยอดค่าใช้จ่ายรายเดือน และสลิปการโอนชำระ
• รหัสผู้ใช้ LINE (LINE user ID) และข้อความที่สนทนากับหอพักผ่าน LINE เฉพาะเมื่อผู้เช่าเพิ่มเพื่อนกับ LINE OA ของหอพักนั้น
• เรื่องแจ้งซ่อมพร้อมรูปถ่าย และรายการพัสดุที่ฝากไว้

1.3 ข้อมูลของผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์

• ข้อความที่พิมพ์คุยกับแชทผู้ช่วยขายบนหน้าเว็บ ผ่าน LINE OA หรือผ่าน Facebook Messenger ของ HorSmart เราเก็บไว้เพื่อดูว่าลูกค้าถามอะไรบ่อย และปรับปรุงคำตอบให้ตรงขึ้น
• หมายเลข IP ที่ถูกแปลงเป็นค่าเข้ารหัสทางเดียวแล้ว ใช้จำกัดจำนวนคำถามต่อคนต่อวันเท่านั้น เราไม่ได้เก็บหมายเลข IP จริง
• คุกกี้ของเซสชันสำหรับการเข้าสู่ระบบ เราไม่ใช้คุกกี้เพื่อโฆษณาหรือติดตามข้ามเว็บไซต์

2. เราใช้ข้อมูลทำอะไร

เราไม่ขายข้อมูลส่วนบุคคลให้บุคคลภายนอก และไม่นำข้อมูลของผู้เช่าไปใช้ทำการตลาดของเราเอง

3. ผู้ให้บริการภายนอกที่ข้อมูลอาจถูกส่งต่อไป

เราใช้บริการเหล่านี้เท่าที่จำเป็นต่อการทำงานของระบบ และส่งเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อหน้าที่นั้น

ผู้ให้บริการบางรายมีเซิร์ฟเวอร์อยู่ต่างประเทศ การใช้บริการเหล่านี้จึงอาจมีการโอนข้อมูลไปต่างประเทศ เราเลือกใช้เฉพาะผู้ให้บริการที่มีมาตรการคุ้มครองข้อมูลตามมาตรฐานสากล

4. ระยะเวลาเก็บข้อมูล

• ข้อมูลผู้เช่าและเอกสารการเช่า — เก็บตลอดระยะเวลาที่หอพักยังใช้งานระบบ เพราะเป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษีที่กฎหมายกำหนดให้เก็บอย่างน้อย 5 ปี
• บัญชีของหอพัก — เก็บตราบเท่าที่ยังใช้บริการอยู่ หากยกเลิกและแจ้งขอลบ เราจะลบข้อมูลภายใน 90 วัน ยกเว้นส่วนที่ต้องเก็บตามกฎหมาย
• คำถามในแชทผู้ช่วยขาย — เก็บย้อนหลังไม่เกิน 3,000 รายการล่าสุด
• ค่าจำกัดจำนวนคำถามต่อวัน — ลบทิ้งอัตโนมัติหลัง 30 วัน

5. ความปลอดภัยของข้อมูล

• ข้อมูลของแต่ละหอพักถูกแยกเก็บคนละฐานข้อมูล ไม่ปะปนกัน
• รับส่งข้อมูลผ่านการเข้ารหัส HTTPS ทั้งหมด
• รหัสผ่านเก็บแบบเข้ารหัสทางเดียว ไม่สามารถย้อนกลับเป็นรหัสจริงได้
• กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงรายบุคคลได้ และมีบันทึกประวัติการใช้งานของผู้ใช้แต่ละคน
• มีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติพร้อมบันทึกผลการสำรองทุกครั้ง

6. สิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล

ตาม PDPA คุณมีสิทธิดังนี้ และใช้สิทธิได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย

• ขอเข้าถึงและขอสำเนาข้อมูลของตน
• ขอแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่เป็นปัจจุบัน
• ขอลบหรือทำให้ข้อมูลไม่สามารถระบุตัวตนได้ เมื่อหมดความจำเป็นในการเก็บ
• ขอให้ระงับการใช้ข้อมูลชั่วคราว
• ขอให้โอนย้ายข้อมูลไปยังผู้ควบคุมข้อมูลรายอื่น
• คัดค้านการเก็บหรือใช้ข้อมูล และถอนความยินยอมที่เคยให้ไว้
• ร้องเรียนต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หากเห็นว่าเราทำไม่ถูกต้อง

หากคุณเป็นผู้เช่า โปรดติดต่อหอพักที่คุณพักอาศัยอยู่ก่อน เพราะหอพักเป็นผู้ควบคุมข้อมูลของคุณ เราจะดำเนินการให้ตามคำสั่งของหอพักนั้น

7. การเปลี่ยนแปลงนโยบายนี้

หากมีการแก้ไขสาระสำคัญ เราจะปรับวันที่ด้านบนและแจ้งให้ผู้ใช้งานระบบทราบล่วงหน้าตามสมควร

8. ติดต่อเรา